维护资料打包SOP

适用范围

适用于维护照片、视频、客户版资料、内部资料、借阅、打包和归档。

准备工作

准备客户或项目编号、日期、资料来源、文件命名规则、权限要求和需要提交或归档的清单。

操作步骤

1. 先确认资料对应的客户、项目、订单或维护任务。
2. 按维护前、维护中、维护后、异常和客户确认分类整理。
3. 照片和视频命名包含日期、客户、点位和状态，不使用随手拍默认文件名。
4. 客户版资料和内部资料分开，不把内部判断、成本或责任讨论混入客户包。
5. 资料借阅、复制或外发时记录人员、用途和归还状态。
6. 归档后抽查能否按客户、项目和问题快速找回。

检查标准

资料要能看懂时间、地点、对象和处理结果。模糊、重复、无关照片不宜大量混入正式资料包。

异常处理

发现照片缺关键角度、视频无法播放、资料版本不一致或误发内部资料时，先暂停外发并补齐确认。

记录要求

保留资料清单、归档路径、外发记录、借阅记录和版本说明。

FAQ

资料为什么要分客户版和内部版？

客户版用于交付和沟通，内部版包含复盘、成本、责任和处理过程，混在一起容易引起误解。

资料归档后还需要检查吗？

需要抽查能否按客户、项目、时间和问题找回。找不回的资料，等于没有真正归档。

总结

维护资料管理的重点是找得到、看得懂、能追溯，也要区分客户沟通和内部复盘边界。